El turno, en una pantalla
Al abrir el sistema, recepción ve quién llega hoy, quién sale hoy y qué huéspedes ya pasaron su hora de salida.
Una salida vencida es una estadía que ya pasó su hora de salida y sigue abierta.
Software para hoteles
Software de gestión hotelera con factura electrónica DIAN
Reservas, habitaciones, caja y factura electrónica DIAN en un solo sistema, para la operación diaria de tu hotel.
Pensado para hoteles en Colombia: factura electrónica DIAN y cierre de caja por turno.
El problema
Entendemos la operación de tu hotel
Así se ve el día a día cuando un hotel se administra con cuadernos y hojas de cálculo.
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Dos huéspedes, una habitación
Las reservas viven en un cuaderno o en una hoja de cálculo, y nadie ve a tiempo que dos se cruzan.
Con Hotel Manager: El calendario muestra la ocupación de cada habitación, con la hora real de entrada y salida. Ver cómo →
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La caja no cuadra
Al cerrar el turno, nadie sabe cuánto efectivo debería haber en la caja.
Con Hotel Manager: El cierre de caja calcula el efectivo esperado y lo compara con el que cuentas. Ver cómo →
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Los mismos datos, escritos dos veces
La factura electrónica se hace aparte, en otro sistema y a mano.
Con Hotel Manager: La factura electrónica sale de la misma reserva; el sistema genera el PDF y lo envía a tu cliente. Ver cómo →
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¿Quién cambió el precio?
No queda registro de quién cambió qué.
Con Hotel Manager: El registro de actividad guarda cada acción importante: quién la hizo, cuándo y sobre qué. Ver cómo →
Una solución para cada área de tu hotel
Hotel Manager reúne todo esto en un solo sistema. Toca una para verla en acción.
Recepción
Lo que pasa en tu hotel, hoy
Qué hacer en el turno, en qué estado está cada habitación y cómo va la ocupación del mes.
Las pantallas de esta página son recreaciones animadas de la aplicación, con datos de ejemplo del hotel ficticio «Mirador del Valle».
Cada habitación, con su estado real
Disponible, ocupada, en limpieza o en mantenimiento: lo que ves es el estado de verdad, no lo que alguien se acordó de anotar.
Cuando termina una estadía, la habitación pasa a limpieza hasta que alguien la marca como limpia. Cualquier usuario del hotel puede pedir la limpieza y confirmarla.
La ocupación del mes, de un vistazo
Mira el mes o la semana. Cada barra empieza y termina a la hora real de entrada y salida, también en las estadías por horas.
Selecciona una reserva para ver el huésped, la habitación y las fechas.
De la reserva al check-out
Crea la reserva, haz el check-in, registra los consumos, cobra y cierra la cuenta cuando el huésped se va, todo en el mismo lugar.
La cuenta del huésped acompaña a la reserva desde el check-in hasta el check-out.
Caja y facturación
Lo que se cobra, se cuenta y se factura
La cuenta de cada huésped, el cierre de caja de cada turno y la factura electrónica salen de la misma información.
La cuenta del huésped, siempre al día
Habitación, servicios y pagos parciales en una sola cuenta, con el saldo siempre a la vista.
Anular un cargo o devolver un pago no lo borra: queda registrado.
La caja cuadra al final de cada turno
Al cerrar el turno sabes cuánto se cobró, con qué medio de pago y si el efectivo que contaste coincide con el que debería haber.
Cada recepcionista ve su propia caja; la gerencia ve la del hotel. Un cierre firmado no se modifica: si hay un error, se corrige con uno nuevo.
Factura electrónica DIAN, desde la misma reserva
Emite la factura electrónica de venta sin salir de la reserva. El sistema genera el PDF y lo envía por correo a tu cliente.
La DIAN es la entidad de impuestos de Colombia. Las notas crédito y débito sirven para corregir una factura que ya se emitió.
Tarifas por temporada
Define precios distintos por tipo de habitación y por fechas: fin de año, puentes festivos o Semana Santa.
Una tarifa nueva solo se aplica a las reservas nuevas; una estadía que ya se cotizó conserva su precio.
Control
Control sobre tu equipo y tus hoteles
Cada persona ve solo lo que le corresponde, y cada acción importante queda guardada.
Huéspedes e historial
Registras al huésped una sola vez y ves todas sus estadías anteriores en su ficha.
Los datos de los huéspedes son de cada hotel y no se comparten con otros hoteles.
Cada persona ve lo que le corresponde
Hay tres roles: administrador, gerente y recepcionista. Cada uno tiene permisos distintos, hotel por hotel.
El rol es por hotel: una persona puede ser gerente en uno y recepcionista en otro.
Todo queda registrado
Cada acción importante queda guardada: quién la hizo, cuándo y sobre qué.
Solo el administrador del hotel puede consultar este registro.
Uno o varios hoteles
Administra varios hoteles con un solo usuario. Los datos de cada hotel están separados.
Un mismo usuario puede tener un rol distinto en cada hotel.
En la nube, sin instalar nada
Entras desde el navegador y empiezas a trabajar.
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Desde el computador o el celular
Se usa desde el navegador, sin instalar ningún programa en la recepción.
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Datos separados por hotel
La información de cada hotel está separada de la de los demás.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan
Si tu duda no está aquí, escríbenos por WhatsApp y te respondemos.
¿Tengo que instalar algo?
No. Hotel Manager se usa desde el navegador, en un computador o en un celular. No hay que instalar ningún programa en la recepción.
¿Qué necesito para emitir la factura electrónica DIAN?
Tu hotel debe estar habilitado ante la DIAN, un trámite que el hotel hace directamente con la entidad. Después, el administrador carga en la configuración los datos fiscales, la resolución de facturación y el certificado digital. Nosotros te guiamos en ese proceso para que la facturación quede configurada correctamente ante la DIAN. Con eso listo, cualquier usuario del hotel puede emitir la factura desde la reserva.
¿La factura se emite sola?
Por defecto la emites tú, desde la reserva. El administrador puede elegir que el sistema intente emitirla también al hacer el check-out. Si no se puede emitir, por ejemplo porque falta configurar algo, el check-out se completa igual y el sistema te avisa.
¿Qué medios de pago puedo registrar?
Efectivo, tarjeta y transferencia, y puedes registrar pagos parciales. El administrador puede cancelar un pago registrado por error o registrar una devolución, y ambas cosas quedan guardadas.
¿Sirve para estadías por horas o sin fecha de salida?
Sí. Puedes cobrar por noche o por hora, y dejar la salida abierta: al hacer el check-out, el sistema cobra las noches que de verdad se usaron.
¿Cómo maneja el IVA?
Cada cargo puede llevar su porcentaje de IVA, y el hotel decide si los precios que escribe ya lo incluyen o si se suma aparte. Qué porcentaje cobrar lo define tu contador.
¿Quién puede ver los ingresos y los datos de mi hotel?
Cada persona entra con su propio usuario y su rol: administrador, gerente o recepcionista. El recepcionista no ve los ingresos del hotel, solo su propia caja, y el registro de actividad lo ve únicamente el administrador.
¿Puedo poner el logo de mi hotel?
Sí. En la configuración subes el logo y el ícono de tu hotel, y el logo aparece en la factura.
¿Sirve para hoteles fuera de Colombia?
Hotel Manager está pensado para hoteles en Colombia, por eso incluye la factura electrónica DIAN. Si tu hotel está en otro país, escríbenos y lo revisamos.
Agenda una demostración
Te mostramos el sistema funcionando y respondemos tus preguntas.
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